Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. La Clinique Chiropratique St-Sauveur (ci-après appelée CCSS) est soucieuse de la protection de votre vie privée c’est pourquoi, elle s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille.
La présente Politique de confidentialité (ci-après nommée la «Politique») fait état de la manière dont la CCSS recueille, utilise, communique, conserve, détruit et protège les renseignements personnels qu’elle détient, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels auxquelles elle est assujettie, mais aussi de toutes autres lois et règlements applicables en ce domaine.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web. De plus, lorsque nous recueillons vos renseignements personnels, nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels. En acceptant cette Politique, ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
La présente Politique ne s’applique pas aux renseignements qui ont un caractère public en vertu de ces législations.
À propos de nous
La Clinique Chiropratique St-Sauveur fait partie de la Clinique Sport Santé Laurentides et est située au 26 avenue Lafleur Sud à Saint-Sauveur, Québec, J0R 1R0. Madame Marie-Eve Héon est notre responsable de la protection des renseignements personnels et peut être rejointe à l’adresse précédemment nommée ou au courriel suivant : mheon@cliniquesportsante.com.
Définitions importantes
Dans la Politique, on entend par :
- « Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
- « Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Responsabilité
La CCSS est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle confie, le cas échéant, à un tiers.
La CCSS s’assure que ses employés, mais aussi les sous-contractants avec qui elle fait affaire protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.
Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l’interactivité établie entre vous et notre site Web. Nous collectons les données via le logiciel Jane. Lors de l’ouverture de votre dossier patient, nous recueillons les informations personnelles suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, identité de genre, emploi, motif de consultation, antécédents médicaux, etc. Lorsque vous communiquez avec nous via notre formulaire en ligne sur notre site web, nous recueillons les informations suivantes : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et les notes que vous nous écrivez (notes facultatives). Lorsque vous prenez un rendez-vous en ligne via notre site web, vous êtes redirigé vers la plateforme Jane. Les nouveaux patients doivent fournir les informations suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, identité de genre, emploi, motif de consultation, antécédents médicaux, etc. Les patients actifs de la clinique peuvent s’identifier avec leur nom d’utilisateur, leur adresse courriel et leur mot de passe uniquement (aucune autre donné n’est nécessaire).
Finalité de la collecte des renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs suivants : vous identifier, vous contacter, vous facturer, vous fixer des rendez-vous, émettre des reçus, répondre à vos demandes (en personne ou par courriel), gérer les services, diriger la clinique et vous fournir un traitement efficace, sécuritaire et approprié via un formulaire d’ouverture de dossier.
Consentement, collecte, utilisation et communication
Les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels sont les membres du personnel administratif et les chiropraticien(ne)s que vous consultez à La Clinique Chiropratique St-Sauveur. Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi. En aucun cas la CCSS n’utilisera ni ne communiquera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé à le faire en vertu de la législation applicable.
Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels pour une durée de sept années suivant leur dernière utilisation par la Clinique Sport Santé Laurentides sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente.
Mesure de sécurité et protection de vos renseignements personnels
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
- Gestion des accès – personne autorisée
- Logiciel de surveillance du réseau
- Sauvegarde informatique
- Identifiant / mot de passe
- Pare-feu (Firewalls)
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels ci-haut nommée.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants : • Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels. • Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons. • Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus. • Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés. • Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. • Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Fichiers journaux et témoins
Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies) sur notre site web. Il s’agit principalement des informations suivantes:
- Préférence pour la langue
- Préférence des témoins
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées et requêtes
- Heure et jour de connexion
Le recours à de tels fichiers nous permet :
- Amélioration du service et accueil personnalisé
- Statistique
Sites de tiers
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits ou déposer une plainte en vous adressant à Madame Marie-Eve Héon, directrice de la Clinique Sport Santé Laurentides et responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre par courriel à mheon@cliniquesportsante.com ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Date et mise à jour de la politique
26 septembre 2023. Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.